¿Cuántas reuniones tienes al año?¿Al mes?… ¿Cuánto tiempo pasamos en reuniones?, llámalas como quieras: reuniones, juntas, consejos, claustros,… ¿Cuántas veces tienes la sensación de que aprovecharías mejor el tiempo en otra parte?… y sobre todo ¿Qué sientes cuando te convocan para una reunión?
En mi formación en Coaching Ejecutivo, con 5C Asociados, nos comentaban que en Estados Unidos las reuniones consumen más del 50% del tiempo de los Gerentes, el 35% del tiempo de las personas con cargos ejecutivos y en ellas se invertía alrededor del 10% del coste de las plantillas. Hace unos meses eldiario.es publicaba una interesante entrevista sobre la eficiencia de los horarios en nuestro país que presentaba bajo el titular de “España es el país que dedica más tiempo a reuniones y más tiempo pierde en ellas”.
¿Cómo podemos identificar las claves de una reunión improductiva?¿Qué aspectos debemos considerar para mejorar la eficacia de nuestras reuniones? Vamos a tratar de esbozar brevemente el tema para poder presentarte 8 claves para generar Reuniones Eficaces darle calidad a nuestro tiempo y mejorar nuestra productividad.
_
¿Cuáles son los síntomas de una reunión improductiva?
En el blog de Gonzalo Trevijano Clubpyme, dedicado a la estrategia empresarial, aparece un interesante artículo sobre reuniones de trabajo (que indudablemente te recomiendo) en el que nos habla del coste de las mismas, y de los síntomas indicativos sobre una reunión improductiva. Entre ellos, me gustaría destacar los siguientes:
_
- Falta de puntualidad, y deferencia hacia los que llegan tarde esperando unos minutos antes de comenzar (algo que a la larga termina fomentando la imputualidad de todos).
- Parar la reunión para poner al día a quienes van llegando.
- No está claro el propósito de la reunión.
- Falta de compromiso con el orden del día establecido, y la aparición de nuevos puntos ocultos hasta el momento de la reunión.
- Falta de asistencia de las personas claves en la reunión.
- Monopolización de la reunión por una o dos personas.
- Cuando la reunión se confunde con una oportunidad para sacar a pasear el ego y “lucirse” con discursos vacíos, o con un “valle de lágrimas” que no sirve para mucho más que compartir consuelos.
- Falta de escucha y que la gente quiera salirse con la suya a toda costa.
- Tras la reunión Surgen más dudas y confusiones que aclaraciones.
- La reunión no acaba puntualmente
_
8 claves para generar Reuniones Eficaces
Es el momento de definir algunas claves que nos pueden apoyar para desarrollar reuniones eficaces:
_
Primera clave: ¿Es procedente la reunión?
Plantéate los costes tangibles (euros, tiempo, etc.) y los intangibles (imagen, motivación, clima laboral), y pregúntate si merece la pena la inversión. ¿Es realmente necesaria?
_
Segunda clave: ¿Qué se espera conseguir en la reunión?
Haz visible el objetivo de la reunión ¿Qué se espera conseguir en la misma?, y asegúrate de que todo el mundo conozca el propósito de la misma y todos están en esta misma sintonía.
_
Tercera clave: La agenda de la reunión
La agenda u orden del día estructura la reunión, es importante a la hora de elaborarla que:
– Agrupes las cuestiones relacionadas para tratarlas con continuidad.
– Elige como primer y último punto cuestiones de fácil consenso, te generará un buen clima al inicio y una finalización positiva.
– Ordena los temas según importancia y urgencia decreciente.
– Haz una previsión de tiempo holgada, no satures la reunión ya que cualquier imprevisto descuadrará la agenda, generará tensión y dificultará cumplir el objetivo de la misma.
_
Cuarta clave: tiempo de la reunión
Es conveniente no sobre pasar las dos horas de duración, y si esto ocurriera se recomienda hacer un receso de 15′ o 20′ después de estas dos horas. Es esencial que la reunión finalice a la hora prevista. La “ley de parkinson” formulada por el británico Cyril Northcote Parkinson tiene un alto índice de éxito en sus predicciones, en ella se nos decía que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo del que se dispone para que se termine”, esto es, si horas para una reunión la reunión se comerá dos horas, si das cinco horas se comerá las cinco.
_
Quinta clave: medios y recursos
Cuídate de que todos los medios, materiales, equipos, recursos y documentos estén disponibles para la reunión.
.
Sexta clave: un buen inicio (casi) asegura un buen desarrollo
Recuerda al inicio el objetivo de la reunión, el tiempo previsto para ella y la necesidad de respetar las normas que faciliten el intercambio de informaciones entre los asistentes.
.
Séptima clave: moderar adecuadamente
En este sentido es necesario: actuar desde la neutralidad (al servicio de todos los asistentes), separar las personas de los problemas (confrontamos ideas y argumentos, no personas), identificar adecuadamente acuerdos y desacuerdos.
.
Octava clave: finalizar
Al final de la reunión se hace necesaria la recapitulación de temas tratados, dedicar unos minutos a rebajar tensiones y agradecer la asistencia y el interés de los asistentes.
.
+ Novena clave: compromisos
Incluyo esta novena clave a petición de uno de nuestros lectores (gracias Antonio Martín Sánchez por la sugerencia), y es la de elaborar un acta que sirva de resumen y que incluya “tareas”, responsables y fechas para completarlas. Es decir, LOS COMPROMISOS adoptados.
_
Con estos puntos esperamos que, al menos, recuerdes o tomes conciencia de algunas claves que nos pueden facilitar mantener reuniones eficaces.
_
Fuentes utilizadas para el artículo:
Formación en Gestión de Reuniones por 5C Asociados.
Artículo de Gonzalo Trevijano “El coste de una reunión de trabajo y 20 formas de hacerla más productiva”
…y os dejo otro artículo muy interesante para quienes queráis tener más información sobre este tema, pertence al blog de Formaccionate y desarrolla de manera muy interesante el tema de las “Reuniones eficaces”.
_
Ilustración musical: Los Planetas, “Reunión en la Cumbre”
_
0
